Vi søger pr. 1. september eller hurtigst muligt derefter en dygtig, engageret og serviceminded kontorassistent på 30 timer til vores kontor.

Opgaver

  • Pasning af telefon, håndtering af post ind og ud og kopieringsopgaver.
  • Modtagelse af kursustilmeldinger pr. telefon og post med efterfølgende registrering i vores online tilmeldingssystem.
  • Holde styr på kursisternes valg af valgfag.
  • Udsendelse af programmer til kursusdeltagere.
  • Fordeling af værelser ved kursusstart og udarbejdelse af deltagerliste.
  • Udarbejde særskilte lister over deltagere til køkken, oldfruer og forstandere mht. diæter, særlige hensyn etc.
  • Indkøb af kontorartikler, personalegaver og blomster.
  • Billetsalg til højskolens arrangementer.
  • Lønkørsel i Dataløn Bluegarden, herunder at holde styr på ferier og medarbejdernes timeregnskaber. Erfaring med at håndtere lønudbetaling er et krav.
  • Søge refusioner hos flexbarsel og kommune.
  • Opdatering af indhold på vores hjemmeside, intranet og på sociale medier.
  • Sekretæropgaver for skolens forstanderpar

Skolens administration er kun delvist digitaliseret, så mange af arbejdsopgaverne håndteres manuelt, men målet er løbende at digitalisere flest mulige af processerne.

Kvalifikationer

Du har en kontoruddannelse eller tilsvarende, som gør dig kvalificeret til at løse opgaverne på kontoret. Sprogligt kan du besvare telefonen ubesværet på både dansk og engelsk og du skriver fejlfrit dansk. Word er din hjemmebane og du er også ferm i Excel og PowerPoint, ligesom du har styr på digital arkivering. Kender du også til Wordpres og Woocommerce er det en klar fordel.

Personlige egenskaber

Du har et udpræget service-gen, og du brænder for at levere dét lille ekstra der gør, at dem som møder dig føler de får en serviceoplevelse ud over det sædvanlige – hvad enten det er kollegaer eller kursister og samarbejdspartnere. Som person er du struktureret, nysgerrig, empatisk og glad af natur, og har let ved at snakke med alle. Det falder dig naturligt at give en hånd med, hvor det er nødvendigt, uanset om det er en kollega der akut har brug for hjælp, eller en anden opgave der skal udføres. Du lægger vægt på ordentlighed og høj kvalitet i dit arbejde, og er god til at prioritere dine opgaver og skabe overblik. Du trives i en afvekslende hverdag i en blæksprutte-funktion med et mix af praktiske og administrative opgaver, og du møder verden med et smil – også når du har travlt.

Vi tilbyder

Et job på 30 timer på en sjov højskole, hvor ikke to dage er ens. Der er tale om et selvstændigt og alsidigt job, hvor du kommer til at arbejde tæt sammen med skolens bogholder og højskolens forstanderpar og får masser af kontakt med skolens kursister.

Løn efter kvalifikationer. Arbejdstiden er mandag til fredag kl. 9:00 til 15:00.

Ansøgning

Kortfattet ansøgning vedlagt CV sendes på e-mail til kontor@hsmarielyst.dk senest mandag den 10. august 2020.

Spørgsmål til jobbet rettes også til Stine Ottosen på skolens kontor på telefon 54 13 63 61.

Om os

Højskolen Marielyst er en seniorhøjskole, som er placeret i hjertet af Marielyst. Hvert år får vi besøg af små 1800 kursister, som deltager i 1 eller 2 ugers kurser. Vores kursister er alle seniorer fra først i 60’erne og til langt op i 90’erne. Gennemsnitsalderen er ca. 75 år. Du kan læse mere om, hvem vi er på www.hsmarielyst.dk